Comment faire une gestion stratégique des horaires de production ?

Tout au long de son parcours des quinze dernières années en tant que productrice, Virginie Lavallée s’est trouvée une passion pour aider ses collègues à organiser leurs idées créatives, tant au cinéma qu’à la télévision. 

À la suite d’un changement d’orientation – passant des projets en prises de vues réelles à ceux d’animation en images de synthèse – elle s’est rendue compte que très peu de formations continues étaient disponibles pour ses pairs gestionnaires. 

Un manque qu’elle a souhaité pallier en co-fondant une compagnie de formation en gestion de projet, The Happy Producers, et en contribuant aux formations sur EXPERTS de SYNTHÈSE – Pôle Image Québec. Nous avons discuté avec Virginie Lavallée de sa démarche.

« Dans un milieu comme celui de l’animation et des effets visuels, soutient la gestionnaire, il y a des défis assez particuliers. On doit gérer un processus créatif vraiment itératif, dans lequel on est toujours un peu en train de pivoter et dans lequel il faut également essayer beaucoup de choses. Et beaucoup de ces nouvelles tentatives ne fonctionneront pas ! Donc, il faut faire preuve de beaucoup de flexibilité, d’agilité et d’adaptabilité pour être un chargé de projet, un producteur, dans ce milieu-là. »

Élever sa stratégie de planification de production

Par conséquent, la formation sur EXPERTS de SYNTHÈSE de Virginie Lavallée, intitulée « L’art de planifier : la gestion stratégique des horaires de production », développée en collaboration avec le département de la formation continue de l’Université du Québec en Abitibi-Témiscamingue (UQAT), cherche à inculquer des méthodologies, des outils ainsi que des compétences comportementales, dans le but d’élever la stratégie de planification de production des apprenant·es. 

Ce programme est constitué de capsules vidéo d’une durée de huit à vingt minutes – pour un total de six heures – qui met de l’avant la relation avec les clients et le respect des horaires des équipes. Bien que d’abord dédié aux gestionnaires, aux coordonnateurs·trices et autres chargé·es de projets, le cours est également offert aux chef·fes d’équipes artistiques, pour que toutes les parties prenantes aient une compréhension du sujet.

Un outil indispensable à la réussite

« On regarde vraiment comment l’horaire de production est plus qu’un outil : c’est une stratégie, une approche, pour qu’on puisse gérer le projet au quotidien. Ça va bien au-delà de mettre des dates de début et de fin dans un fichier Excel ! Il faut qu’on se demande comment on peut créer un horaire de production qui nous permet de développer la confiance entre notre client et nous, qui nous permet de remettre nos livrables à temps, tout en évitant le stress à l’interne. On doit aussi s’assurer que la stratégie qu’on met en place prenne en considération le bien-être des équipes, et l’équilibre travail-famille. Bref, on détermine les meilleurs processus pour qu’on soit extra-efficace, sans qu’on ait l’impression d’être pris dans un incendie au bureau ! »

Virginie Lavallée a donc élaboré sa formation dans le but d’améliorer l’horaire de production habituel dans l’industrie de l’audiovisuel, qu’elle qualifie de « mal aimé ». « Il n’est pas du tout populaire, il nous cause souvent du stress… Mais il peut vraiment devenir un atout, c’est un outil extrêmement puissant. Par contre, il faut apprendre à le manier d’une façon plus complète. »

Quand le temps supplémentaire devient une norme

Via son programme, la productrice de The Happy Producers cherche aussi à conscientiser les différent·es gestionnaires aux problématiques entraînées par l’usage abusif du temps supplémentaire. Un enjeu trop normalisé à son goût dans l’industrie, qui finit par nuire à tous.

« C’est vraiment un de mes objectifs : éliminer le “surtemps”. Il y a énormément de “ surtemps ” dans l’industrie, qui est accepté comme un statu quo. C’est devenu une norme de travailler pendant des heures supplémentaires, sans qu’on soit nécessairement rémunérés. En adoptant certaines mentalités, en mettant en place certains processus, on peut éviter ce “surtemps” ».

Bref, Virginie Lavallée ose espérer que les participant·e·s à sa formation sur EXPERTS en ressortiront avec de meilleures compétences en gestion de projet, qui permettront à toutes les personnes concernées de réaliser leurs tâches dans le respect de leur bien-être.

« Ce que je souhaite, c’est vraiment que les gens approfondissent leur relation avec l’horaire de production, pour que ça devienne un espace d’empowerment, maintient-elle. Il faut que notre horaire de production devienne quelque chose de positif, qui nous aide à aller de l’avant et qui nous permet d’obtenir plus de bien-être. Pour moi, un bon horaire de production devient une sorte de super-pouvoir qui nous permet de créer les conditions de travail qu’on veut, tout en accomplissant les objectifs qu’on s’est donnés avec le client. Quand même, il faut qu’on préserve notre profit au bout du compte, ça reste une business ! »